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会展物流

来源:八达娱乐 | 时间:2019-04-07

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  会展物流是指为会议、展览、展销、体育及其他各类活动提供的物流服务。关于会展物流的概念,在我国有多种描述,目前还没有统一的定论。比较流行的定义是:所谓会展物流,“是为满足参展商展品展览的特殊需要,将展品等特殊商品及时准确地从参展商所在国(地)转移到参展目的地,展览结束后再将展品从展览地运回的过程,包括展览前后的仓储、包装、国内运输、进出口报关和清关、及ATA报关、国际运输、展览中的装卸、搬运,以及在此过程中所需要的信息流动。”

  另一种有代表性的观点认为:会展物流“是指展销产品从参展商经由会展中转流向购买者的物理运动过程,它是展销活动供、需双方以外的第三方组织者所提供的一种具有后勤保障功能的服务,由会展组织者在综合会展现场多个供需对应体的信息要求后,统一指挥、统一安排、统一协调的会展物资流通体系。”

  流涵盖了在提供地与会展地之间,对会展材料设备与会展物品的高效率、低成本流动和储存而进行的一整套规划、实施和控制过程。会展物流的主体是会展组织者,客体是参展商和购买者。会展物流服务商(ELS,EXHIBITION LOGISTICS SERVER) 服务水平的高低是关系到会展能否成功开展的重要因素之一。会展物流概念的提出,将使会展活动的专业化服务体系更趋完备。

  会展物流作为现代物流行业的一个重要分支,比一般运输、配送具有更高的专业性和服务性,属于高端物流。高端物流代表高质量的专业服务,服务对象一般是高端产品。高端物流服务管理体系与运作模式具有高附加值、高利润、高效率、高技术标准、高风险的特征。

  会展活动的特点要求为其提供物流服务的会展物流服务商,必须具有较高的专业化管理水平,必须拥有具备会展物流管理专业技能的人才、畅通的物流渠道、有效的物流配送手段和功能齐全的货物转运与仓储中心、完备的信息网络平台和信息技术作为支撑。因此,专业化程度相对较高是会展物流一个最为显著的特征。

  会展物流活动过程控制非常复杂,在时间上具有很强的阶段性,在空间上具有突发的集中性,在需求上具有双向性和不确定性,这就要求会展物流服务商提供更高层次的快速反应服务。如何在特定的时空里,满足参展商多种应急需求,是会展能否成功举办的关键。

  确保物流过程中的物品安全是会展物流的第一任务。会展活动所需的设备、物品一般由会展组织者采购,而参展商展销产品的运输则在会展组织者的统一调度下自行负责。承运人员在运送过程中要保证物品不发生霉烂、破损、水渍等损害展品原有使用价值的事故,避免因此而造成的供货质量问题导致的会展准备的中断。因此,会展物流服务商必须确保所运送物品不仅及时而且安全的达到目的地,通常还需再返回原地。

  信息化是我国会展产业与国际接轨的一个重要衡量标准。信息传递与共享是保障会展物流管理高效协调运行的重要基础。在会展物流的组织与管理过程中,会展主办方、参展商与物流服务商信息的实时沟通,为会展活动提供高效的物流服务支持,是会展物流服务商的重要目标之一。会展组织管理者应会同各参展商与物流服务商,不断对各种相关信息进行实时监控,并根据反馈信息及时调整会展物流过程中的具体行动措施。

  会展物流因其特性,更注重科学的服务管理和物流操作流程。一次成功的会展,需要整个会展服务供应链中各节点,包括会展举办方、参展商、物流服务商、展馆方、展位设计服务商等,密切配合,相互合作,协调一致。优秀的会展物流服务商不但能够为参展商设计合理的实施方案,而且可以代替参展商完成参展样品的提货、运输、仓储、装卸、包装、搬运布展,以及人员组织、调度、管理,设备的供给、保养、回收,保险等一系列服务。

  提供会展物流服务的供应商一般都是由会展主办方指定。物流服务商根据会展主办方提供的信息与参展商联系,洽谈具体的物流服务需求。在这一阶段,参展商也可以与会展主办方进行沟通,自己选择物流服务商。

  承担会展物流业务的物流服务商根据参展商的要求设计物流服务方案,包括了解展品的运输、保管、布展及回收等内容,如果是国际性会议还需要涉及国际保险、报关等服务。在这一阶段中,物流服务商需要与参展商充分沟通,才能保证方案符合参展商的需要。

  根据会展主办方的展会日程安排,物流服务商依据方案进行展品提货、运输、保管等物流作业,活动过程中要与会展主办方及时沟通。交付展品后,要由参展商进行确认,待展览结束后立即启动下一轮物流或展品回程运输。优秀的物流服务商,还可以为参展商提供布展、展览管理、展品回收处理等一揽子增值服务。

  值得关注的是,在实际操作中,参展商使用会展主办方指定的物流服务商效果最好。因为在通常情况下,由会展主办方指定的物流服务商大多是一些有会展物流经验、综合实力较强、知名度较高,能够全权代理展会的国内、国际展品物流服务的大型物流企业,与这样的物流供应商合作,服务质量、安全性有一定保障,可省去参展商的许多的后顾之忧。如果企业自己联系物流服务商,最好找正规企业。否则,将会展物流业务交予缺少经验的物流公司难免会有一些意外状况发生,造成不必要的损失。

  会展业是第三产业发展成熟后出现的一种新型经济形态。中国加入WTO后,服务贸易领域对外开放速度加快,国外的资金、管理、技术和人才将更多地进入会展业,开办会展专业公司,或者投资建设现代化展览场馆和展览设施,为中国会展业的腾飞创造了十分有利的条件。中国会展业经过十多年的快速发展,逐步走向成熟,并初步形成中国展览业专业化、市场化、规范化、信息化、国际化的格局。

  本世纪以来,会展业在中国的发展势头迅猛,每年以20%的速度增长。中国可供展览的总面积达260万平方米,超过德国(240万平方米),仅次于美国(615万平方米),居世界第二。中国已有46种展览会加入了国际展览业协会(UFI)。据不完全统计,中国现有主营展览公司3500多家,每年举办展会近4000个,约占全球展览会总量的10%。随着2008年奥运会在北京召开、2010年世界博览会在上海举行,中国在国际会展业的地位将得到极大的提升。可以说,中国已经成为亚洲乃至世界重要的会展大国。

  由于会展集商品展示、交易和经济技术合作等功能为一体,并具备信息咨询、投资融资和商务服务等配套功能,在贸易往来、技术交流、信息沟通、经济合作等方面发挥着日益重要的作用。据专家测算,会展业本身的利润率大约在20%~50%。国际会展产业带动系数大约为1:9 ,即会议展览场馆的收入如果是1 ,相关的社会收入为9 ,可以带动服务、物流、旅游、餐饮等相关产业的发展。由于会展业的乘数效应对第三产业的巨大带动,对城市知名度的提高,对招商引资的促进有很大作用,使得许多国家的政府及民间机构加入到会展市场竞争的行列,积极发展本国的会展产业。中国越来越多的城市明确提出把会展业作为城市发展的战略目标,本地区经济增长 “助推器”和支柱产业。北京、上海、广州已成为中国的三大展览中心城市,深圳、大连、长春、青岛、南京、苏州等成为地区展览中心城市、宁波、东莞、义乌等形成有特色的地方展览城市。以北京、上海、广州为中心,环渤海、长三角、珠三角东南沿海会展产业带的形成,以成都、昆明、南宁为支撑的西南会展业产业带的形成,东北会展经济带及中部会展城市经济带五大会展经济产业带框架的形成,标明中国会展产业链条已经形成。

  会展不仅连接生产和流通,也促进了交通、运输、电信、银行、广告、餐饮、住宿、购物、旅游等行业的快速发展。会展业兼有都市集聚效应的基本特征,是典型收益可观的高赢利行业。中国会展业的总收入约占全国GDP的0.05%左右,而德国、美国、新加坡等会展业发达国家的这一比例为0.2%,所以,会展业在中国的增长空间巨大。会展业的发展对会展物流提出了新的需求,拉动了会展物流的兴起与发展。会展物流盈利水平远大于一般物流业10%左右的利润空间,有很好的发展前景。

  会展具有展览时间特定、参展企业众多、展览地点分散、展品量小等特点。特别是在国外举行的展览会议,由于涉及到出口报关、国际运输、国际保险、展品的再处理等环节,需要由会展物流服务商为参展商设计科学合理的实施方案,完成展品的及时调度、运输、仓储、包装、清关、展馆现场操作、布展、运回、保险等各个环节的服务及适时监控等任务,以达到在指定的时间内用最低的成本将展品安全运达展览地的目的。这就要求有实力的专业物流公司不断采用先进技术、管理方法,提高物流服务水平,承担会展物流服务的重任。

  从中国会展物流发展现状来看,与国外同行业相比还存在着很大差距。在中国举办的各类会展所采用的物流运作仍然采用传统的展品物流模式。传统展品物流运作模式的弊端较明显,其一是成本较高,服务水平较低。由于展览主办方没有指定物流服务商,各参展商要自己寻找物流供应商,来完成展品从参展商处至展览场馆的运输、储存、保管、装卸等作业,以及展览结束后的回运等工作。因为单一的参展商展品物流量较少,难以争取到较好的价格,单位物流成本较高,参展商也难以获得全面有效的服务。其二是信息不畅,反应滞后。由于没有建立展览主办方、参展商、展馆方、物流服务商共享的有效反应的信息管理系统,物流公司必须与会展组织者事先沟通,告知对方何种展品何时到达展览场馆,展览组织者再与场馆方协商确定展品进馆时间;进馆之后,参展商才能开始展台的搭建、布置、装饰等工作。因为各参展商都有自己的物流供应商,信息的流动发生在众多的物流供应商、展览主办方、场馆方之间,线路繁杂,沟通过程中经常会出现信息流通受阻现象,协调困难,导致展品在场馆外滞留或者留给参展商布置展台的时间过短等现象,以致于会展运作过程中由于信息不灵、反应滞后而影响工作效率的情况时有发生。

  传统会展物流运作模式仍被广泛采用,凸显出中国现代物流业的不足之处,成为制约会展业进一步发展的“瓶颈”。这一方面说明,中国会展组织者管理水平较低,或者受限于会展物流的业务规模和市场份额;另一方面说明,中国众多的物流供应商提供的会展物流服务只能达到会展运输商(ETS ,EXHIBITION TRANSPOTATION SERVER)的水平,而不具备会展物流服务商(ELS ,EXHIBITION LOGISTICS SERVER)的功能。中国从事会展物流的企业主要是UPS、DHL等外资公司和中远、中展运等国内实力较强的物流公司。国内物流公司一般只能为这些企业提供分包服务。由此可见,中国会展物流状况与市场需求尚有一段距离。

  中国会展业的发展速度越来越快,国际化的趋势也日益明显,这为中国的会展物流发展提供了机遇和挑战。然而,中国会展物流业的却没有相应的长足发展,这其中原因是多方面的。除了行业规范和有关政策等制约因素外,中国会展物流行业发展中存在的主要问题是:

  中国各地区在发展会展业及会展物流时,会展组织者缺乏现代会展业整体规划和有效管理水平,政企不分,搞地方保护主义。有不少地方政府,一年要举办数次名目各异的“盛会”、 “节日”,甚至只允许本地物流企业参与会展业务的竞标,使会展市场因缺乏竞争而少有活力。造成的直接后果就是大量的搬家公司为客户提供初级的、低水平的运输、搬运业务,而有实力的物流企业却因为地方保护而不能参与竞争,阻碍了中国会展物流企业的成熟壮大。

  现阶段,国内大多数的物流企业还未完成向现代服务型的物流供应商转变,能为参展商提供的仅是一些最基本的运输、仓储业务,能开展会展物流业务的专业公司却较少。一方面参展商对专业会展物流服务需求强劲;另一方面,虽然会展物流利润较高,但有能力承担会展物流服务的企业却寥寥无几。中国几乎没有专门从事会展业务的物流服务商,行业内若干有名气的物流企业也仅是将会展物流服务业务作为自己服务的内容之一,远远不能满足现代会展业的要求。

  会展主办方在国内很难能挑选一家能满足要求的,有经验的,可以提供全程服务的会展物流专业公司。这一方面是因为会展业务涉及到商务、法律、贸易、营销、管理等诸多专业,需要具有专业知识和丰富从业经验的人才,才能设计出优秀的物流方案并付诸实施;另一方面是因为会展业务几乎囊括了运输、保管、保险等所有的物流环节,不同业务之间时间上缺乏连贯,将其作为主营业务会承担一定的风险。上述因素致使国内的物流企业在开展会展物流业务方面顾虑重重,造成了中国有实力的专业物流供应商较少,会展物流业务开展不畅。

  会展物流是一新兴的高端物流行业,而目前国内专业人才不足,符合参展商要求的会展物流经理人更是凤毛麟角。一个完整的会展物流方案是运输、保管、保险、商贸、广告的集合,这就要求会展物流从业人员不但要有广博的商贸知识,还要有丰富的实际操作经验,除了掌握一般物流知识,具有一般物流技术与管理技能外,还必须对会展业有所了解。对于会展物流服务需要的复合型经济管理人才,需要多方位、多形式的培养,才能造就高水平的专业会展物流人才,给会展商提供更高水准的全程物流服务。而人才的缺乏,将长期制约中国会展物流业的发展。

  会展物流(CONVENTION and EXHIBITION LOGISTICS)是指为会议、展览、展销、体育及其他各类活动提供的物流服务。关于会展物流的概念,在我国有多种描述,还没有统一的定论。比较流行的定义是:所谓会展物流,“是为满足参展商展品展览的特殊需要,将展品等特殊商品及时准确地从参展商所在国(地)转移到参展目的地,展览结束后再将展品从展览地运回的过程,包括展览前后的仓储、包装、国内运输、进出口报关和清关、国际运输、展览中的装卸、搬运,以及在此过程中所需要的信息流动。

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